河源市政协机关公文处理工作细则

（2012年8月6日政协第六届河源市委员会第五次主席会议修订，2017年3月15日政协第七届河源市委员会第四次主席会议修订）

第一章  总  则

第一条  为推进政协河源市委员会机关公文处理工作的规范化、制度化和科学化，提高公文质量和工作效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）的规定，结合政协工作实际，制定本工作细则。

第二条  政协机关公文，是政协机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题及报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条  公文处理工作指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  在公文处理工作中，必须严格遵守国家保密有关规定，确保国家秘密和公文安全。

第五条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条  政协机关工作人员应加强学习，严格要求，作风严谨，遵守规则，不断提高公文处理工作的能力和水平。

第二章  公文种类

第七条  政协机关常用的公文种类主要有：

（一）决议。适用于经会议讨论通过的重要决定事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出部署和安排、奖惩有关单位和个人。

（三）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。

（八）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

（十一）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）建议案。适用于政协河源市委员会常务委员会或主席会议向有关方面提出的重要建议事项。

（十三）提案。适用于政协委员和参加政协的党派、人民团体以及政协专门委员会向政协全体会议或常务委员会或主席会议提出的、要求有关部门和单位办复的意见和建议。

第三章  公文格式

第八条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用于表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第九条  公文印制要求

（一）公文的汉字从左至右横排。

（二）公文用纸幅面一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。左侧装订。

（三）公文版面页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左、右白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

（四）公文标准印刷字号：大标题用2号方正小标宋简体字，正文用3号方正仿宋简体字，文中标题一级用3号方正黑体简体字，二级用3号方正楷体简体字。

第十条  市政协机关公文版头主要形式、适用范围及发文字号

（一）中共河源市政协党组文件

适用于市政协党组贯彻中央、省委、市委文件和指示的实施意见，通报党组的重大决定、重要决策、重要工作部署，等等。主要有通知、意见、决定、请示、报告等，发文字号为：河协党[××××] ×号。

（二）政协河源市委员会文件

适用于政协河源市委员会部署重要工作，传达贯彻重大方针、政策，批转或转发带普遍指导意义的文件，以委员会名义的请示、报告等，发文字号为：河协[××××]×号。

（三）政协河源市委员会

适用于政协河源市委员会重要事项的询问和答复问题，商洽工作等等。以函件形式发文。发文字号为：河协函[××××] ×号。

（四）政协河源市委员会办公室文件

适用于政协河源市委员会办公室传达政协河源市委员会及其常务委员会会议、主席会议、秘书长会议的指示、决定，部署办公室工作，规定重要事项，报送重要视察、调查报告、建议案等，发文字号为：河协办[××××]×号。

（五）政协河源市委员会办公室

用于政协河源市委员会办公室询问和答复问题，商洽工作等等。以函件形式发文。发文字号为：河协办函[××××]×号。

（六）河源市政协专门委员会

用于河源市政协专门委员会请示、报告、通知、会议纪要、工作总结等内部行文，不对外，不编发文字号。

（七）会议纪要

用于记载和传达主席会议、党组会议、秘书长会议等重要会议的主要情况和决定事项。发文编号为：×届[××××]×号。

第四章  行文规则

第十一条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十二条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十三条  以中共河源市政协党组、政协河源市委员会或政协河源市委员会办公室名义对外正式行文。

第十四条  向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。向上级机关的请示，不可同时发送下级机关，向上级机关的报告，一般不下发，如有特殊需要可抄送同级或下级有关单位。

（三）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

第十五条 无隶属关系的机关之间一般用函行文。

第十六条 在报刊上公开发布的本机关公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第五章  公文拟制

第十七条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十八条  公文起草应当做到：                                       

（一）符合国家的法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出、观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确、格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（七）人名、地名、数字、引文应准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。发文时间应当写明年、月、日。

（八）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（九）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为：“1.”，第四层为（1）”，不得逆向使用。

（十）使用简称应先使用全称，并注明简称。

第十九条  公文须经相关负责人审核。在公文送领导审签之前，承办科室要认真进行审核，重点对行文理由、行文依据、政策依据、内容真实性、数据准确性、错别字等审核把关。秘书科重点审核文面格式、文种是否符合要求，人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文准确性，文字、数字、计量单位和标点符号等规范性，呈批手续是否完备等。审核后的文稿由承办科室送相关领导审核。

第二十条  公文的签发按领导职责分工进行，一般为：

（一）以政协河源市委员会名义发出的公文经分管副主席审核后，由主席签发。

（二）以中共河源市政协党组名义发出的公文经党组副书记审核后，由党组书记签发。

（三）主席会议纪要由主席签发。

（四）党组会议纪要由党组书记签发。

（五）秘书长会议纪要由秘书长签发。

（六）以政协河源市委员会名义对外发出的礼仪性函件，一般由秘书长签发。

（七）以政协河源市委员会办公室名义印发涉及较为重要事项的公文由秘书长或办公室主任签发，印发的其他一般性公文，经办公室分管副主任审核后，送办公室主任或委托的分管副秘书长签发；以办公室名义代政协河源市委员会发出的公文经主席或主席委托副主席审定后，由秘书长或办公室主任签发，并注明经市政协同意。 

（八）专门委员会需以政协河源市委员会办公室名义发文的，由分管副主席或秘书长、有关副秘书长签发。

（九）以政协河源市委员会名义发出的上网资料经分管宣传工作的副秘书长和秘书长审核后，由主席或主席委托分管副主席签发；以政协河源市委员会办公室名义发出的上网资料经办公室分管文秘工作的副主任审核后，由秘书长或秘书长委托分管宣传工作的副秘书长签发；以专门委员会名义发出的上网资料经专门委员会负责人审核后，由秘书长或秘书长委托分管宣传工作的副秘书长签发。

第二十一条  经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

第二十二条  各部门负责人审核文稿和领导签发公文应当签署意见、姓名和完整时间；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

第二十三条  公文不得越级呈签。机关所有公文如需呈报主席或分管副主席审签的，必须经相关副秘书长审核，报秘书长签署意见。如遇紧急事项必须越级呈签的，事后要及时向有关领导报告。

第六章  公文办理

第二十四条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十五条  收文办理包括公文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办和答复等程序。

（一）收到公文后，由秘书科签收、登记，并进行初审，提出拟办意见报送领导阅批。本级公文由下至上、上级公文由上至下报送阅批。需送几位领导人传阅或传批的公文，传阅件按领导人排序由前向后递送，传批件由后向前递送。

（二）外来公文由秘书科统一签收。秘书科收到外来公文后，提出拟办意见由科长签报分管副秘书长或办公室副主任阅，分管副秘书长或办公室副主任明确拟办意见签报秘书长或办公室主任阅，属于机关的事务，由秘书长签署明确的办理意见。如需要签报主席或分管副主席审阅的，必须经秘书长签署意见。市政协领导、秘书长明确批示的公文退回秘书科。秘书科对领导批示进行登记后，交有关专委会或科室办理。有关专委会或科室不得推诿、延误、漏办。紧急或重要公文应当及时办理并向有关领导报告办理情况。公文办理完毕后，交秘书科归档。

第二十六条  发文办理包括复核、登记、印制和核发等程序。

（一） 办公室各科室和各专门委员会拟制的涉及综合协调事务的公文统一交秘书科登记、呈报。秘书科提出拟办意见由科长签报分管副秘书长或办公室副主任阅，分管副秘书长或办公室副主任明确拟办意见签报秘书长或办公室主任阅，由秘书长签署明确的办文意见。如需要签报主席或分管副主席审阅，必须经协调专门委员会的副秘书长审核后报秘书长签署意见。市政协领导、秘书长最后签出的公文退回秘书科。秘书科对领导批示进行登记后，将公文退回制文专委会或办公室有关科室办理。

（二）专门委员会办公室拟制的涉及专门委员会内部事务的公文，由专门委员会办公室主任签报专门委员会专职副主任审阅，专门委员会专职副主任提出拟办意见签报专门委员会主任审阅，如需要签报分管副主席审阅，必须经协调专门委员会的副秘书长审核后报秘书长签署意见。分管副主席签出的公文退回制文专门委员会办理。专门委员会办理的公文交秘书科备案。

（三）经领导签发的文稿，由办公室秘书科对文种的使用、格式、行文关系、签发范围等复核无误后，进行统一编号、登记、印制、用印。由拟稿科室装订、封装，属标有密级的公文由秘书科统一分发，其它公文由拟稿科室分发，对外发文由秘书科统一发出。

（四） 中共河源市政协党组、中共河源市政协机关党支部的公文和其它具有特殊保密要求的公文，可由承办单位直接向有关领导呈送阅批和办理。

第二十七条  需要归档的公文及有关材料，由办公室秘书科根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

第七章  公文管理

第二十八条  机关公文实行统一归口管理。各专门委员会拟制的呈送领导批阅的文稿应送办公室秘书科按程序报送领导批阅，一般不直送领导，领导最后签出的文稿亦由办公室秘书科退回专门委员会办理。

第二十九条  公文办理完毕后，由办公室秘书科按有关规定统一立卷、归档、清理和销毁，归档的公文应当按有关规定向档案部门移交。机关各部门按年度清理、清退公文，交秘书科统一管理；个人不得保存应当归档的公文，不得私自销毁、留存涉密公文。涉密公文应当及时交办公室秘书科按有关规定和程序处理。

第三十条  以政协河源市委员会及其办公室名义制发的公文，如有涉密事项应作秘密公文管理，标注密级。确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。公文的密级需要变更或者解除的，按照有关管理规定和程序执行。

第三十一条  机密级、秘密级公文的复制和翻印，应当符合有关规定并经市政协秘书长或办公室主任批准。绝密级公文一般不得复制和翻印，确有工作需要，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。

第三十二条  按照有关保密规定，建立涉密公文管理制度。涉密文件由办公室秘书科指定专人管理，并严格落实保密措施。涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。涉密公文需要公开发布时，发布前应当履行解密程序。

第三十三条  实行机关公文管理定期检查制度，确保管理质量和公文安全。

第三十四条  密码电报的办理和管理由办公室秘书科按照有关规定和参照本细则执行。

第八章  附  则

第三十五条  政协河源市委员会办公室秘书科为河源市政协机关公文处理的管理机构，负责协调机关公文处理工作。

第三十六条  本细则由政协河源市委员会办公室负责解释。

第三十七条  本细则经政协河源市委员会主席会议通过后施行，以往的有关规定与本细则不一致的，以本细则为准。